1 octubre, 2018 tecnoempresa

La gestión tradicional de los documentos y el papel tiene los días contados

El impacto de la movilidad, las crecientes necesidades de colaboración y la mejora continua de la eficiencia está llevando al puesto de trabajo a una digitalización sin precedentes que en 2025 tendrá un punto de inflexión importante.

La oficina con menos papel será una realidad dentro de siete años donde las herramientas de colaboración, de captura de documentos y el trabajo cada vez más móvil terminará por reducir la impresión favoreciendo la digitalización.

El mercado de impresión se redefine irremediablemente, preparándose para una nueva era de conectividad e innovación, donde los documentos escritos perderán relevancia en el puesto de trabajo digital y cada vez menos pymes dependerán de la impresión para 2025.

La digitalización provoca un cambio sísmico en el mercado de la impresión

Quocirca, en su informe titulado ‘Digitalización: la clave del éxito de pequeñas y medianas empresas’ ya habla de un “cambio sísmico” en las organizaciones, que afecta a la estructura y cultura para hacer frente a la disrupción digital con el empleo de nuevo software que reducirá los volúmenes de impresión convencionales, mejorando el rendimiento de sus empleados con la ayuda del Big Data, pero también la productividad.

Las tecnologías digitales están transformando la realidad de muchas compañías que apuestan cada vez más por el incremento de la agilidad, siendo los documentos y su gestión uno de los aspectos más sensibles para una óptima transición hacia la oficina con menos papel.

El escaneado de documentos es ya imprescindible en cualquier organización para llegar a niveles óptimos de eficiencia Clic para tuitear

El escaneado de documentos es ya imprescindible en cualquier organización para llegar a niveles óptimos de eficiencia, así como el empleo de herramientas de colaboración y de mejora de flujos de trabajo que llevarán a reducir  la impresión de aquí a 2025. Todo ello, gracias al empleo de  soluciones cada vez más sofisticadas para la gestión y automatización de documentos.

Seis ítems para una oficina con menos papel

El futuro más inmediato vendrá marcado por varios hitos que las organizaciones deben tener muy en cuenta para adaptarse a un nuevo entorno  donde ya es obligado ser cada vez más ágil en el back office:

  • Se espera que los empleados móviles representen más de la mitad de la fuerza laboral para el año 2025, suponiendo ya un aumento con respecto a la media del 38% de 2017.
  • La seguridad y la nube se consideran las áreas clave para la inversión de aquí a 2025.
  • En 2025 los volúmenes de impresión se reducirán en el ámbito empresarial, cayendo un 14%, dependiendo menos del papel en su gestión diaria.
  • La impresión móvil cobrará cada vez más protagonismo hasta llegar a ser indispensable.
  • Las iniciativas de digitalización se acelerarán y la impresión de ciertos tipos de documentos, como las facturas, se irán reduciendo notablemente. Tan sólo un 36 por ciento de las organizaciones esperan imprimir facturas en 2025.
  • Se reducirá la impresión de material publicitario pasando del 56% al 42% en las empresas.
  • Las organizaciones no querrán poseer dispositivos de impresión, apostando decididamente por la impresión como servicio, además la impresión de servicios gestionados tendrá cada vez más relevante.

Los MPS cobrarán cada vez más protagonismo en los nuevos espacios de trabajo

Uno de los elementos claves que está ayudando más a la digitalización en las organizaciones es el uso de MPS más conocidos como Servicios de Impresión Gestionados (Managed Print Services) los cuales contribuyen a mejorar el uso y la gestión del papel con el empleo de tecnología digital.

Las organizaciones, en un horizonte de siete años, no querrán poseer dispositivos de impresión apostando decididamente por la impresión como servicio. Los MPS garantizan con éxito la transformación digital con el empleo de un ecosistema que engloba hardware, software, servicios y soluciones a medida de cada cliente para optimizar toda la gestión del papel. Además el uso de nuevos equipos multifunción, cada vez mejor preparados con la integración de nuevas aplicaciones, ayudan también, a una mejor  distribución y almacenamiento de los documentos, que  tendrán nuevas oportunidades con el empleo de la Inteligencia Artificial y el desarrollo del aprendizaje automático.

En definitiva, la oficina con menos papel será una realidad en 2025 redefiniendo el mercado de la impresión

Imagen: Freepik

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